À l’heure actuelle, la digitalisation touche un grand nombre de secteurs d’activité. La profession de notaire, pourtant perçue – à tort – comme traditionnelle et conservatrice, n’y échappe pas. Officiers publics et professionnels du droit, les notaires connaissent aujourd’hui une véritable transformation numérique qui modifie leur identité professionnelle, leurs pratiques, mais également leurs relations avec la clientèle et les partenaires. Ce bouleversement suppose une adaptation du notariat aux évolutions technologiques. Quels sont, pour les notaires, les enjeux de la digitalisation ? Chance, défi ? Comment la profession s’adapte-t-elle à l’ère du tout numérique ?
La digitalisation, une occasion de moderniser le notariat
La digitalisation du notariat présente de nombreux avantages pour les notaires mais également leur clientèle :
- efficacité ;
- accessibilité ;
- rapidité (transmission des actes par voie électronique) ;
- sécurité juridique grâce à la signature électronique sécurisée et la conservation des actes dans le Minutier Central Électronique du Notariat ;
- mobilité ;
- qualité de service et disponibilité accrue ;
- réduction des délais
- économies et faible impact environnemental (moins de frais de papier, d’impression, de stockage et d’envoi, limitation de la consommation de ressources naturelles).
L’avènement du numérique offre au notaire la possibilité de se concentrer sur l’essence même de son métier : conseiller et accompagner.
La digitalisation des actes notariés
La première étape de la digitalisation du notariat correspond à la mise en place, par la loi du 13 mars 2000, de l’acte authentique électronique. Inséré à l’article 1369 du Code civil, l’AAE permet de signer des actes notariés par voie dématérialisée, à la condition de respecter les règles de rédaction, de conservation et de signature.
Pour ce faire, chaque notaire dispose d’une clé individuelle appelée « clé Réal » qui lui permet d’authentifier les actes en apposant sa signature électronique et son sceau.
L’article 1366 du Code civil précise que ces actes disposent des mêmes caractéristiques que les actes papier :
- date certaine ;
- force probante ;
- force exécutoire.
La digitalisation des services
Depuis, la profession a continué sa transformation numérique en s’adaptant aux nouveaux besoins et en développant des outils et services innovants, dont certains ont été rendus indispensables par les périodes de confinement.
Ainsi, le décret du 20 novembre 2020 a donné naissance à la procuration notariée à distance qui permet aux clients de signer des procurations sans avoir à se déplacer à l’étude notariale. Cette possibilité présente un avantage majeur pour les personnes résidant à l’étranger et qui doivent, dans certaines situations, donner pouvoir en la forme authentique.
La modernisation des services notariaux, c’est aussi la mise en place de la visioconférence qui offre la possibilité d’organiser des rendez-vous à distance entre notaires ou entre les notaires et leurs clients et de signer des actes dans ces conditions (on parle alors d’AAED, les actes authentiques électroniques à distance).
Plus récemment encore, la révolution numérique s’est illustrée par l’émergence de l’intelligence artificielle. Utilisée dans les offices notariaux, elle promet une automatisation des tâches standard, une analyse régulière des données ou encore une personnalisation des actes.
La communication digitale
La digitalisation du notariat implique également une évolution de la communication des notaires, tant en interne qu’à l’égard des tiers, afin de s’adapter aux nouveaux usages et attentes des clients, de plus en plus connectés :
- le réseau Réal est un réseau privé sécurisé qui permet aux notaires de communiquer et d’échanger entre eux des documents et des informations mais également avec leurs partenaires professionnels (greffes des tribunaux, banques, etc) ;
- l’Espace Notarial est une plateforme virtuelle privée qui propose un service de data room accessible aux clients de manière sécurisée et confidentielle (dossiers, fichiers, informations, documents, etc.) ;
- Not est un système d’identification individuel des notaires mis en place en 2015 par le Conseil Supérieur du Notariat qui permet de recenser l’ensemble des officiers publics du notariat ;
- la dématérialisation des relations avec les services de la publicité foncière (en partenariat avec la Direction générale des finances publiques) permet un accès électronique et direct des notaires au fichier immobilier ;
- depuis le décret du 29 mars 2019, les notaires ont la possibilité, pour se faire connaître, se démarquer, partager leur expertise, ou créer du lien avec leur clientèle, d’utiliser, dans le respect de leur déontologie, les divers canaux de communications disponibles : réseaux sociaux, sites web, newsletters, webinaires, etc.
La digitalisation, un défi pour préserver la profession de notaire
La digitalisation emporte avec elle un certain nombre de défis juridiques, techniques et déontologiques pour le secteur du notariat :
- la sécurité des données et des transactions implique, pour les études, de respecter des protocoles stricts, afin de se prémunir contre les risques de cyberattaques ou de fraudes ;
- la fiabilité, la transparence, la traçabilité des actes et des échanges et le respect de la vie privée doivent être assurés de façon à préserver la confiance des clients et des partenaires professionnels ;
- face à la concurrence accrue d’autres acteurs du numérique, tels que les plateformes juridiques en ligne, les légal techs, ou encore les agents immobiliers, les notaires doivent être en capacité de maîtriser les outils mis à leur disposition pour conserver leur indépendance, leur souveraineté et leur monopole ;
- pour répondre aux besoins et attentes des clients, les offices doivent repenser leur mode de fonctionnement, leur organisation, leurs compétences ainsi que la formation de leurs collaborateurs pour proposer des services innovants, de qualité, fondés sur leur domaine d’expertise et en total respect de leur déontologie.
La digitalisation, des perspectives pour développer le secteur notarial
Le notariat a connu des avancées majeures en matière numérique. Mais la transformation est loin d’être terminée. Aussi, la digitalisation offre aux notaires de nouvelles perspectives pour développer et valoriser la profession :
- en collaborant avec d’autres acteurs du droit, de l’immobilier, ou du numérique, et en participant à des événements, tels que le forum TechNot’ ou les Notaires Digital Days, ils ont l’opportunité de renforcer et de dynamiser leur réseau professionnel ;
- en s’impliquant dans la recherche et le développement de nouveaux outils numériques, ils ont la possibilité d’assurer la confidentialité et la sécurité attachées à leurs missions tout en favorisant une pratique optimale (blockchain notariale, etc) ;
- en assurant un encadrement strict des pratiques notamment grâce à la Charte pour un développement éthique du numérique, les notaires entretiennent un environnement numérique protecteur de la profession et du consommateur.
La digitalisation est un enjeu majeur pour le notariat. La profession doit, à la fois, tirer profit des avantages offerts par la révolution numérique afin d’améliorer son offre de service, mais également protéger son statut et s’adapter sans cesse aux nouvelles perspectives. Le notaire se positionne ainsi comme un acteur incontournable du numérique, capable de proposer des services modernes, sécurisés, et personnalisés, tout en préservant son identité et son monopole. Le Cabinet Bontemps, spécialiste de la transmission d’études notariales, vous accompagne et se tient à votre disposition pour vous conseiller et vous assister dans vos projets de cession et d’association. N’hésitez pas à nous contacter.