La signature à distance des actes authentiques est une pratique en plein essor qui s’inscrit dans un contexte global de digitalisation de la profession de notaire. Elle consiste à combiner la visioconférence à la signature électronique pour établir des actes juridiques sans que les parties ni les professionnels du droit ne soient physiquement présents en un même lieu. Cette méthode présente de nombreux avantages, tant pour les clients que pour les notaires, qui peuvent ainsi proposer un service plus rapide, plus simple et plus efficace. Mais la signature à distance des actes authentiques est-elle possible dans tous les cas ? Quelles conditions doivent être mises en place pour garantir sa validité ? Quelles modalités assurent la sécurité des actes ? Le Cabinet Bontemps répond à vos questions.
Les actes authentiques signés à distance : une réalité juridique
L’acte authentique
On appelle acte authentique ou acte notarié, l’acte juridique établi et signé par un officier public et revêtu de son sceau qui atteste de la véracité et de la conformité des informations qu’il contient.
L’acte notarié dispose de la force probante et exécutoire. Il constitue le plus haut degré de preuve et peut être mis à exécution sans qu’il soit nécessaire de recourir à une procédure judiciaire.
L’acte authentique est utilisé dans un très grand nombre de situations :
- la vente d’un bien immobilier ;
- la donation ;
- le contrat de mariage ;
- le divorce ;
- le testament ;
- etc.
La signature à distance des actes authentiques
La visioconférence permet, grâce à une connexion internet et à des équipements audiovisuels, d’organiser et de participer à des réunions à distance.
Elle est utilisée pour la signature à distance des actes authentiques, afin de permettre au notaire de vérifier l’identité des parties, de s’assurer de leur consentement libre et éclairé, et de leur faire signer l’acte électroniquement. La visioconférence doit respecter les conditions de qualité et de confidentialité prévues par la loi, et être enregistrée et conservée par l’officier public.
La signature électronique est un procédé qui permet d’identifier le signataire d’un acte et de garantir l’intégrité du contenu de celui-ci. Elle repose sur l’utilisation d’un certificat électronique, qui est un document numérique délivré par un prestataire de services de confiance, qui atteste de l’identité du signataire et qui est associé à une clé cryptographique.
La signature électronique a la même valeur juridique que la signature manuscrite, à condition qu’elle respecte les exigences minimales du règlement européen dit « eIDAS ».
En France, la signature à distance des actes authentiques est possible depuis plusieurs années, mais elle a connu un essor considérable pendant la crise sanitaire liée au Covid-19.
En effet, face aux restrictions de déplacement et aux mesures de distanciation sociale, les notaires ont dû s’adapter pour répondre aux besoins de leurs clients et continuer à exercer leur activité.
Les avantages et les limites de la signature à distance des actes authentiques
La signature à distance des actes authentiques présente de nombreux avantages, tant pour les clients que pour les professionnels tels que les notaires ou encore les avocats :
- simplification des démarches et gain de temps, en évitant les déplacements, les envois postaux, les impressions et les scans de documents ;
- réponse aux contraintes de distance, de mobilité ou de disponibilité des parties, qui peuvent signer un acte depuis n’importe où dans le monde, à condition d’avoir une connexion internet et un dispositif de visioconférence ;
- adaptation aux situations exceptionnelles, comme les restrictions sanitaires, les urgences ou les risques de sécurité susceptibles d’empêcher ou de limiter les rencontres physiques ;
- service plus moderne, plus rapide et plus efficace, qui répond aux attentes des clients, notamment des digital natives, qui sont habitués à utiliser les technologies numériques dans leur vie quotidienne.
Les conditions et les modalités pour signer un acte authentique à distance
La signature à distance des actes authentiques est une faculté qui doit être proposée par le notaire et acceptée par toutes les parties. Elle doit également respecter les règles de forme et de fond propres à chaque type d’acte, et les principes généraux du droit civil, comme la capacité, le consentement, l‘objet et la cause.
La vérification à distance de l’identité des parties
Avant de procéder à la signature électronique d’un acte authentique, le notaire doit s’assurer de l’identité des parties via la présentation d’un document officiel d’identité et en vérifier la correspondance avec le certificat électronique utilisé pour la signature.
Il doit également s’assurer que les parties ne se trouvent pas sous la contrainte.
Les dispositifs techniques et sécuritaires pour garantir l’intégrité de la signature électronique
L’acte authentique électronique a été créé par la loi du 13 mars 2000. Inséré à l’article 1369 du Code civil, l’AAE permet de signer des actes notariés par voie dématérialisée, sous réserve de respecter les règles de rédaction, de conservation et de signature fixées par décret :
- chaque notaire dispose d’une clé individuelle appelée « clé Réal » qui lui permet d’authentifier les actes en apposant sa signature électronique et son sceau ;
- les actes authentiques dématérialisés sont ensuite conservés dans le Minutier Central Électronique du Notariat (MICEN).
Les cas où la signature à distance des actes authentiques n’est pas possible
La consécration, par le décret du 20 novembre 2020, de la procuration notariée à distance, a permis d’étendre les situations dans lesquelles un acte authentique peut être signé hors la présence des parties. Cependant, il existe encore des cas dans lesquels il est impossible de recourir à la signature à distance.
Certains actes ne peuvent être effectués à distance car ils requièrent l’intervention physique du notaire. Cela est notamment le cas du contrat de mariage, du testament authentique ou encore de la renonciation anticipée à l’action en réduction. En raison de leur solennité particulière, il n’est pas possible de recourir à la visioconférence pour ces actes.
D’autres actes impliquent la remise matérielle d’un bien ou d’un document, comme par exemple la vente d’un bien meuble, le don manuel ou la remise d’un titre de propriété. Au regard de leur nature, ces actes ne peuvent être réalisés à distance.
L’avenir de la signature à distance des actes authentiques
Grâce aux évolutions législatives et réglementaires récentes, la signature à distance des actes authentiques tend à se généraliser.
Elle permet de répondre aux besoins des clients qui recherchent de la simplicité, de l’efficacité et de la sécurité dans leurs transactions juridiques. Elle permet également de s’adapter aux contraintes de temps, de distance ou de mobilité, qui peuvent empêcher ou compliquer les rencontres physiques. Elle représente donc un atout majeur pour les notaires, qui peuvent ainsi fidéliser leur clientèle et élargir leur zone d’intervention.
Toutefois, ce procédé implique des coûts et des investissements importants pour les officiers publics qui doivent se doter d’équipements et de logiciels adaptés, et se former aux nouvelles pratiques.
Elle nécessite également une confiance mutuelle entre les parties et le notaire, qui doit garantir la qualité et la sécurité de la signature électronique et de la visioconférence.
Elle suppose enfin une harmonisation des règles et des procédures au niveau national et européen, afin d’assurer la validité et la reconnaissance des actes signés à distance.
La signature à distance des actes authentiques représente à la fois une opportunité, mais aussi un défi pour les professionnels qui doivent s’adapter aux évolutions technologiques et aux attentes des clients, tout en respectant les strictes exigences de leur profession.
Les experts du Cabinet Bontemps, spécialistes de la transmission d’études notariales, vous accompagnent et vous apportent un conseil éclairé dans vos projets. N’hésitez pas à les consulter.